Forderungsmanagement
Wozu Forderungsmanagement? Ein gewichtiger Punkt innerhalb der Liquiditätsplanung ist die nicht immer rosige Zahlungsmoral mancher Kunden. Im Großen und Ganzen müssen Sie in Ihrem Forderungsmanagement die Kreditlinien Ihrer Kunden - die sog. Lieferantenkredite - durchkalkulieren, planen, anpassen. Die durchschnittliche Dauer zwischen Rechnungslegung und Zahlungseingang liegt bei 46 Tagen!
Um hier keine bösen Überraschungen zu erleben, empfiehlt es sich, Ihre Debitorenbuchhaltung detailliert zu führen. Verschaffen Sie sich auf jeden Fall einen detaillierten Überblick über die Zahlungseingänge Ihrer Kunden. Je genauer Sie Ihre Kunden hinsichtlich Ihrer Zahlungsmoral beobachten (zzgl. zu externen Bonitätsauskünften), desto schneller können Sie mit freundlich gehaltenen Mahnschreiben eingreifen.
Checkliste Forderungsmanagement
Mehr als Gesetze hilft Ihrem Unternehmen in den meisten Fällen jedoch ein funktionierendes Forderungsmanagement. Folgende Punkte können dabei als Anhaltspunkte dienen:
Forderungsmanagement ist mehr als nur Mahnwesen: Verbessern Sie Ihr Liquiditätsmanagement durch zeitnahes und effizientes Forderungsmanagement, verbessern Sie Ihr Risikomanagement durch Prävention von Forderungsausfällen und Reduzierung Ihrer Außenstände.
- Liefern Sie nicht "blind"; überprüfen Sie die Bonität ihrer Kunden und definieren Sie individuell Kreditlimits.
- Sorgen Sie für eine funktionierende Buchhaltung: Versenden Sie Rechnungen zügig unter Angabe eines klar definierten Zahlungsziels und kontrollieren Sie die Zahlungseingänge regelmäßig. So können Sie bei Zahlungsverzögerungen sofort reagieren.
- Beantragen Sie einen Mahnbescheid, wenn der Kunde auch nach wiederholter Aufforderung nicht zahlt. So können Sie auch ohne Anwalt einen vollstreckbaren Titel erwirken. Legt der Schuldner gegen den Bescheid keinen Widerspruch ein, erlässt das Gericht auf Antrag einen Vollstreckungsbescheid. Widerspricht der Kunde dem nicht, kann ein Gerichtsvollzieher die Forderung vollstrecken. Entsprechende Antragsvordrucke erhalten Sie im Buch- oder Schreibwarenhandel. Weitere Informationen finden Sie auch in unserem Merkblatt "Gerichtliches Mahnverfahren".
- Liefern Sie an Endverbraucher im Zweifel nur gegen Anzahlung, Vorauskasse oder Barzahlung.
- Warenlieferungen an Firmenkunden können Sie durch einen verlängerten Eigentumsvorbehalt mit Verarbeitungsklausel absichern. Gelieferte und bereits weiterverarbeitete Teile gehen dann erst mit Bezahlung in das Eigentum des Kunden über. Der Vorteil: Im Falle der Zahlungsunfähigkeit des Kunden sichern Sie sich den Zugriff, weil die Ware nicht in die Insolvenzmasse fällt.
- Möglicherweise kann es sich für Sie rentieren, einen Inkasso-Dienstleister zu beauftragen. Inkasso-Büros treten als Vermittler zwischen Gläubigern und Schuldnern auf. Die Kosten können Sie, wenn er sich in Verzug befindet, dem Schuldner in Rechnung stellen; die Erfolgsprovision in Höhe von fünf bis zehn Prozent der Rechnung zahlen Sie jedoch selbst. Allerdings ist bei der Auswahl des Inkasso-Unternehmens Vorsicht geboten. Hilfe bietet der Bundesverband Inkasso, der entsprechende Qualitätsstandards definiert hat (www.bdiu.de).
- Fallen Forderungen im großen Umfang an, können Sie prüfen, ob Factoring sich für Sie lohnt (etwa ab einem Jahresumsatz von vier Millionen Euro). Der Factor kauft dem Gläubiger nach Prüfung der Bonität das Zahlungsziel ab. Die Rechnungssumme wird dann abzüglich eines Sicherheitspuffers für Skontoabzüge oder Mängelrügen sofort gut geschrieben, so dass die Liquidität gesichert ist.
- Pflegen Sie Ihre Kundenbeziehungen. Je besser der Kontakt zum Kunden, desto schneller wird er zahlen. Nicht weil er muss, sondern weil er will.
Inkassobüros dürfen nicht gerichtlich tätig werden und vermitteln in der Regel für den Fall, dass außergerichtliche Maßnahmen nicht fruchten, einen Rechtsanwalt - mit der oben beschriebenen Kostenfolge.
Bei dem Versprechen einiger Inkassobüros, dass Sie an den Inkassogebühren beteiligt werden, sollten Sie vorsichtig sein. Auf eine außergerichtliche Mahnung werden in dem Fall saftige, oftmals rechtlich unzulässig hohe Inkassogebühren addiert. Für den Fall, dass die Forderung inklusive der Inkassogebühren beigetrieben werden kann, sollen Sie einen Anteil an den Inkassogebühren zusätzlich zu Ihrer Hauptforderung erhalten. Die Wahrscheinlichkeit für den Erhalt dieser Provision ist sehr gering. Im Ergebnis dient dieses Versprechen lediglich dazu, Sie anzulocken.